Blog /
Absensi Online 50% Lebih Efektif dibandingkan Absensi Offline
–
Absensi karyawan adalah elemen krusial dalam pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan karena mempengaruhi produktivitas, perencanaan operasional, alokasi tugas, dan evaluasi kinerja. Metode tradisional mencatat absensi secara manual atau menggunakan spreadsheet seperti Excel seringkali memerlukan banyak waktu yang dihabiskan, serta rentan terjadinya kesalahan dan manipulasi data. Sebagai alternatif, absensi fleksibel menggunakan aplikasi seperti Finpos Absen menawarkan berbagai kelebihan yang signifikan. Aplikasi ini memudahkan pengelolaan karyawan yang bekerja dari rumah atau remote, memungkinkan pemantauan real-time, menghemat biaya operasional, memberikan return on investment yang lebih cepat, dan meningkatkan produktivitas bisnis secara keseluruhan.
Terdapat perbandingan antara metode absensi manual atau spreadsheet dengan penggunaan Finpos Absen:
1.Absensi Manual atau Spreadsheet
Seperti yang bisa kita lihat pada gambar, metode tradisional seperti mencatat absensi secara manual atau menggunakan spreadsheet seperti Excel sering kali memakan banyak waktu dan tenaga. Kalau pakai cara manual, kita harus menggunakan kertas dan alat tulis, dan tim SDM harus mengumpulkan serta mengolah data tersebut. Setiap hari, karyawan mengisi lembar absensi mereka, dan tim SDM harus memeriksa dan merekap semua data itu, yang bisa sangat memakan waktu. Belum lagi, kertas-kertas ini bisa saja hilang atau rusak, yang tentunya akan menambah pekerjaan lagi.
Meskipun spreadsheet terdengar lebih modern dan praktis, kenyataannya tetap saja membutuhkan banyak waktu dan usaha. Setiap karyawan harus memasukkan data mereka ke dalam spreadsheet, dan tim SDM masih harus memeriksa dan mengawasi agar datanya akurat. Penggunaan spreadsheet juga memerlukan input data yang intensif dan pengawasan berkala untuk memastikan semuanya tercatat dengan akurat. Selain itu, jika ada kesalahan dalam pengisian data atau jika file tersebut rusak, semua data bisa hilang atau perlu diperbaiki, yang lagi-lagi memakan waktu.
Kedua metode ini sangat rentan terhadap kesalahan pencatatan. Misalnya, karyawan bisa saja lupa mengisi absensi mereka atau salah memasukkan waktu kedatangan dan kepulangan. Ada juga risiko manipulasi data, di mana karyawan bisa saja mengisi absensi mereka secara tidak jujur. Ditambah lagi, dokumen fisik seperti kertas absensi bisa hilang atau rusak, sementara file spreadsheet bisa terhapus atau rusak karena masalah teknis.
Selain itu, untuk memantau kehadiran karyawan secara manual atau melalui spreadsheet, perlu ada koordinasi yang terus-menerus antara karyawan dan atasan. Setiap kali ada kesalahan atau ketidaksesuaian data, tim SDM harus berkomunikasi dengan karyawan yang bersangkutan dan mungkin juga dengan atasan mereka untuk memastikan semuanya sesuai. Ini tentu saja bisa mengurangi efisiensi operasional perusahaan karena waktu dan tenaga yang seharusnya bisa digunakan untuk hal-hal lain malah habis untuk urusan absensi. Jadi, meskipun cara tradisional ini sudah lama digunakan, ternyata banyak sekali kelemahan dan kerumitannya.
2. Finpos Absen
Dengan menggunakan aplikasi seperti Finpos Absen menawarkan berbagai kelebihan yang signifikan dan sangat membantu dalam pengelolaan absensi karyawan. Aplikasi ini benar-benar memudahkan pengelolaan karyawan yang bekerja dari rumah (WFH) atau remote. Karyawan bisa mencatat kehadiran mereka dari mana saja dan kapan saja, tanpa perlu repot-repot komunikasi langsung dengan atasan. Tidak perlu lagi mengirim pesan atau email ke supervisor hanya untuk melaporkan kehadiran, karena semua data absensi langsung tersinkronisasi secara otomatis dan real-time. Ini membuat manajer bisa dengan mudah memantau dan mengelola karyawan, bahkan dari jarak jauh.
Finpos Absen juga punya fitur pemantauan yang sangat efisien. Saat karyawan melakukan absen manajer akan segera tahu jika ada karyawan yang terlambat atau tidak hadir, tanpa harus memeriksa manual. Laporan analitis yang tersedia membantu dalam mendeteksi ketidakhadiran atau keterlambatan secara cepat dan akurat. Selain itu, mengurangi kebutuhan akan alat tulis dan dokumen fisik tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi biaya operasional perusahaan. Tidak ada lagi tumpukan kertas yang perlu diurus atau spreadsheet yang harus terus diperiksa. Data yang akurat dan analisis yang cepat juga sangat mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan efisien, sehingga produktivitas bisnis secara keseluruhan meningkat.
Jadi, bagi para HR yang ingin mengoptimalkan manajemen absensi karyawan, inilah saatnya untuk beralih ke Finpos Absen. Dengan segala kemudahan dan keuntungan yang ditawarkan, Finpos Absen adalah solusi modern yang dapat membawa perubahan positif bagi perusahaan Anda.
